ДОКУМЕНТЫ

— служебное задание (форма № Т-10а);

— приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а); 

— командировочное удостоверение (форма № Т-10).

ЗАПОЛНЕНИЕ

Как заполнить форму № Т-10а. Необходимо вписать подробный перечень задач, которые сотрудник должен выполнить в командировке.  По завершении командировки документ следует передать в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. Служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения, в котором работает сотрудник, и утверждает руководитель компании. Пример заполнения формы смотрите на с. 102.

Форма № Т-9. На основании служебного задания сотрудник кадровой службы или бухгалтерии издает приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме № Т-9. В ней указывают фамилию, имя, отчество и должность командируемого сотрудника, структурное подразделение, в котором он работает. Форму № Т-9 применяют в случае, если в командировку едет один работник. На несколько человек следует подготовить приказ (распоряжение) по форме № Т-9а. Эти формы (приказы) подписывает руководитель фирмы или его уполномоченное лицо. Каждый сотрудник должен поставить подпись, чтобы подтвердить факт ознакомления с приказом. Пример заполнения формы № Т-9 смотрите на с. 104.

Форма № Т-10. На основании утвержденного приказа (распоряжения) сотрудник кадровой службы или бухгалтерии выписывает командировочное удостоверение по форме № Т-10.

В командировочном удостоверении указывают фамилию, имя, отчество и должность сотрудника, структурное подразделение, в котором он работает, место и цель командировки, ее продолжительность в календарных днях (не считая времени в пути), дату начала и окончания, а также данные документа, удостоверяющего личность. Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем фирмы или уполномоченным лицом (с расшифровкой его подписи).

На оборотной стороне удостоверения в каждом пункте назначения делают отметки о дате прибытия и выбытия, которые заверяют подписью ответственного лица (с расшифровкой и указанием должности) и ставят печать компании.

Первую запись об отбытии в командировку с места работы делает сотрудник кадровой службы или бухгалтерии. Далее записи необходимо сделать в каждом месте, куда работник прибывает (и откуда соответственно выбывает). Последнюю запись — о прибытии на постоянное место работы — делает работник кадровой службы (бухгалтерии) организации. Пример заполнения формы № Т-10 смотрите на с. 105.

Нужно ли оформлять и приказ о направлении в командировку, и командировочное удостоверение? Ведь по сути оба документа являются распоряжением руководителя и указывают цель командировки. В письме Минфина России от 26.12.2005 № 03-03-04/1/442 говорится о том, что приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение являются документами, которые подтверждают производственный характер поездки и определяют ее продолжительность. Таким образом, составлять два документа не обязательно. В другом письме Минфина России от 06.12.2002 № 16-00-16/158 сказано, что перечень документов, которые будут являться основанием для направления сотрудника в служебную командировку, достаточно указать в приказе руководителя.